Kickoffmeeting Onboarding und Kommunikation

“Wie seid ihr eigentlich zu LES gekommen und wieso seid ihr bisher geblieben?” - mit dieser Frage startete am vergangenen Freitag das Kickoffmeeting zum Thema Onboarding und Vereinskommunikation.


“Wie seid ihr eigentlich zu LES gekommen und wieso seid ihr bisher geblieben?” - mit dieser Frage startete am vergangenen Freitag unter Leitung von iceclaw das Kickoffmeeting zum Thema Onboarding neuer Vereinsmitglieder und Vereinskommunikation. Unter den 11 Anwesenden kamen dabei die verschiedensten Antworten raus - von “auf Events gesehen” über “während des Studiums von gehört” oder “ich hab an einem Giveaway teilgenommen” hin zu “ich hab einfach danach gesucht und wollte neue Leute kennenlernen” ist alles dabei. Es stellt sich raus, dass die meisten neuen Mitglieder über andere Mitglieder, Events oder Werbung ihren weg zu uns finden, also wieso das nicht nutzen. Doch dazu würde man später nochmal kommen so Patrick und gab den Anwesenden ihre erste Gruppenaufgabe.

Die zwei Gruppen, getrennt in Vorstandsmitglieder und Nicht-Vorstand, sollten anhand eines Organigrams verdeutlichen, wie ihrer Meinung nach der Verein funktioniert und strukturiert ist. Nach einer kurzen Vorstellung beider Organigramme, stellte man fest, dass die Ansichten gar nicht soweit auseinander gingen, der Vorstand das ganze nur wesentlich vertiefter betrachtet hatte.

Aber wozu das Ganze? Das war auch unsere Frage an iceclaw und der erklärte uns, dass wir uns jetzt Gedanken darüber machen könnten, an welcher Stelle wir den Erstkontakt einordnen und für sinnvoll halten würden. Dabei kommt auch die Frage auf, ob nicht alle Mitglieder zumindest grundlegend über den Verein informiert sein sollten und wie man das am besten umsetzt.

Doch alle 11 Anwesenden sind sehr schnell einer Meinung - wir starten einen Aufruf unter den Mitgliedern, den Forenmods und Teammanagern und sammeln uns so einen Pool an Erstkontakten zusammen. Danach werden weitere Schritte wie z.B. Offline-Treffen oder Handreichungen angegangen. Somit war das Thema Onboarding neuer Mitglieder doch recht schnell erledigt und man konnte zu dem umfassenderen Thema der Vereinskommunikation übergehen.

Auch hier arbeiteten wir uns durch Gruppen- bzw. Partnerarbeit. Es wurde über die Vor- und Nachteile verschiedener Kanäle und Social Media Plattformen gesprochen. Schnell war klar, dass das Forum unser Hauptkanal bleiben würde. Man müsse also hauptsächlich daran arbeiten, die Leute dorthin zu holen. Die letzte Gruppenarbeit des Abends sollte ein Konzept auf die Beine stellen, wie man am besten möglichst viele Leute erreicht und ins Forum holt. Man legt fest, dass man in Mails alles Wichtige an die Mitglieder kommuniziert und sonst immer aufs Forum verweist. Diskussionen und Ankündigungen werden im Forum geführt, Links dafür so wie bisher geteilt.

Ein letztes Mal soll die Diskussion Teamspeak oder Discord aufgenommen werden, aber nicht heute, auch nicht morgen, aber das zukünftige Kommunikationsteam wird sie aufnehmen und ein letztes Mal führen.

Desweiteren soll ein Mini-News-Team gefunden werden, die kleinere Newsartikel für die Website schreiben, um nicht nur rückblickend zu berichten, sondern auch auf Events und Kommendes vorauszuschauen. Am Ende einigt man sich auch darauf hierfür wieder einen Aufruf unter den Mitgliedern zu starten, um danach weitere Schritte und ein Konzept angehen zu können.

Alles in allem war der Abend zwar länger als gedacht, jedoch sagt man ja, dass je länger ein Planung dauert, desto mehr und desto bessere Ideen kommen dabei raus. Auch an dieser Stelle würde ich mich bei Patrick bedanken für die Mühe und Arbeit, die er sich im Vorfeld gemacht hat, ich denke das Ergebnis kann sich, wie besprochen, bis zum 25. Juli sehen lassen.

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